Privacy statement

PME pensioenfonds verzorgt de pensioenregeling voor de metaal- en technologische industrie. Als je pensioen opbouwt of hebt opgebouwd bij PME, of indien je pensioen ontvangt van PME, dan zijn je persoonsgegevens bekend bij PME en/of de uitvoeringsorganisatie van PME (TKP).

Dit geldt ook voor de persoonsgegevens van de interne en externe medewerkers van PME, de bestuurders, leden van het verantwoordingsorgaan en externe adviseurs en sleutelfunctiehouders van PME.

Je kunt erop vertrouwen dat wij zorgvuldig en vertrouwelijk met je gegevens omgaan. In dit privacy statement (ook wel privacy verklaring genoemd) lees je hoe wij dit doen.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die herleidbaar zijn tot een individueel persoon. Daarbij kun je denken aan: je naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je salarisgegevens. Dit soort gegevens verkrijgen wij via je werkgever als je deelnemer wordt in onze pensioenregeling. Wij verkrijgen ook gegevens van jou zelf als je bijvoorbeeld een formulier invult, een brief of e-mail stuurt of met onze klantenservice belt.

Van wie verwerken we persoonsgegevens?

Van alle personen, hun eventuele partners en eventuele kinderen die pensioen bij ons opbouwen, hebben opgebouwd of die een pensioen van ons ontvangen (deelnemers). Tevens kunnen wij gegevens verwerken van personen met wie we contact hebben. Daarnaast verwerken we persoonsgegevens van bestuurders, leden van het verantwoordingsorgaan, externe adviseurs en externe sleutelfunctiehouders, interne en externe medewerkers, leveranciers en uitbestedingspartners van PME.

Belangrijk: als je als werkgever of bedrijf persoonsgegevens van je medewerkers aan ons doorgeeft, dan bent je volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht om je medewerkers hierover te informeren.

Voor welk doel gebruiken wij persoonsgegevens?

PME en/of haar uitvoeringsorganisatie gebruiken de door jou of je werkgever verstrekte persoonsgegevens om je te kunnen informeren over je persoonlijke situatie. Je kunt hierbij denken aan:

de voor jou geldende pensioenregeling;
de hoogte van je pensioenopbouw/uitkering; en
de gevolgen van veranderingen in je werk- of privésituatie.

Daarnaast gebruiken wij je persoonsgegevens voor het uitvoeren van je pensioenregeling.

Bij de uitvoering van de pensioenregeling worden verder je persoonsgegevens verwerkt voor de volgende doeleinden:

het berekenen van je pensioenrechten en -aanspraken, de uitbetaling van het pensioen;
het berekenen, vastleggen en innen van de (pensioen)premies bij je werkgever;
het kunnen uitvoeren van wettelijke voorschriften zoals het versturen van het jaarlijkse uniforme pensioenoverzicht (UPO), verstrekking van persoons- en pensioengegevens aan het Pensioenregister, het kunnen uitvoeren van verplichte en niet verplichte communicatieuitingen aan jou;
als werkgever/opdrachtgever van personen die werkzaamheden bij of voor PME verrichten (hieronder vallen onder andere de werknemers van PME, leden van de fondsorganen en externe medewerkers, adviseurs en sleutelfunctiehouders);
het kunnen voldoen aan verplichtingen vanuit wet- en regelgeving om informatie te verstrekken aan relevante instanties zoals de Belastingdienst en toezichthouders;
om de belangen van PME, de deelnemers en medewerkers veilig te stellen;
voor het optimaliseren van onze dienstverlening, bijvoorbeeld door het opnemen van telefoongesprekken voor de deskundigheidsbevordering van onze medewerkers en verbetering in de kwaliteit van de dienstverlening en via middelen en technieken waarmee de effectiviteit, passendheid en impact van e-mailings kan worden gemonitord en geanalyseerd;
het behandelen van klachten en geschillen;
het voorkomen van fraude;
het doen van archiefbeheer en uitvoeren van wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek en analyses in het kader de uitvoering van de pensioenregeling(en) van PME;
het borgen van de integriteit, beheersbaarheid en veiligheid van de bedrijfsvoering van PME en de pensioensector.

Onderzoek

Verder vinden we het belangrijk dat onze dienstverlening en onze beleidskeuzes zo goed mogelijk aansluiten op de behoeften van de deelnemers en de aangesloten werkgevers. Daarvoor doen we regelmatig onderzoek onder (voormalig) deelnemers, pensioengerechtigden en werkgevers. Denk daarbij onder meer aan klanttevredenheidsonderzoek of onderzoek over beleggingen en de pensioenregeling. Die onderzoeken worden door onszelf of in onze opdracht door gespecialiseerde onderzoeksbureaus uitgevoerd. In dat laatste geval wisselen we – indien dat nodig is - alleen de hoogstnoodzakelijke persoonsgegevens uit voor het uitnodigen en het maken van analyses. Denk bijvoorbeeld aan e-mailadres, naam en geslacht en in sommige gevallen het leeftijdscohort en de groep waarin je valt (deelnemer, voormalig deelnemer, pensioengerechtigde) en het cohort van de hoogte van het opgebouwde pensioen. Deze gegevens worden na afronding van het betreffende onderzoek zo spoedig als mogelijk vernietigd. Ook voeren wij onderzoek uit naar ervaringen met betrekking tot klantbeleving en de effectiviteit en passendheid van communicatieuitingen van PME.

PME en haar uitvoeringsorganisatie gebruiken je gegevens uitsluitend voor voornoemde doeleinden.

E-mailtracking

In e-mails gebruiken we tracking pixels en tracking URL’s. Een tracking pixel is een elektronisch bestand (grootte normaal 1 pixel x 1 pixel) dat we in onze e-mails plaatsen. Hierdoor zien we of een e-mail geopend wordt. Een tracking URL verwijst via een tussenstap door naar een webpagina. Door tracking URL’s te gebruiken zien we of er op een link geklikt wordt. Deze gegevens analyseren we om inzicht te krijgen in de effectiviteit van onze communicatie. Op basis van dit inzicht optimaliseren we onze communicatie en zorgen we ervoor dat deze persoonlijk en relevant is voor ontvangers. We gebruiken het e-mailadres van de ontvanger om effectiviteit van onze communicatie aan een doelgroep te relateren. Daarnaast leggen het IP-adres drie weken vast om ongewenst verkeer te voorkomen. We verwerken deze gegevens wel, maar analyseren deze niet op persoonsniveau.

Delen met andere partijen

PME deelt jouw persoonsgegevens met verschillende andere partijen als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de pensioenovereenkomst en/of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en de doeleinden die in dit privacy statement zijn genoemd. Met partijen die jouw gegevens in onze opdracht verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Op die manier zorgen wij voor eenzelfde en adequaat niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. PME blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

De uitvoering van de pensioenadministratie heeft PME uitbesteed aan TKP Pensioen B.V. (TKP). TKP beschikt daarom over jouw (persoons)gegevens. PME heeft met TKP afspraken gemaakt over de wijze waarop TKP met jouw gegevens om gaat, met wie zij jouw gegevens mogen delen en hoe TKP jouw gegevens moet beveiligen. Om de pensioenadministratie van PME goed uit te kunnen voeren, maakt TKP gebruik van verschillende partijen die afhankelijk van jouw situatie jouw persoonsgegevens ontvangen (subverwerkers). TKP zorgt bij deze subverwerkers voor minimaal hetzelfde beveiligingsniveau zoals afgesproken met PME.

De partijen waarmee jouw (persoons)gegevens gedeeld kunnen worden, zijn onder te verdelen in de volgende categorieën:

Toezichthouders
Overheidsinstanties
Uitkeringsinstanties
Pensioenregister
Incasso-/debiteurenpartijen
(Voormalige) werkgever(s) en hun gemachtigden
Mailingverwerkers/Drukkerijen
Archiefopslagen
Controlepartijen bijvoorbeeld voor het uitvoeren van looncontroles
ICT database/website beheer- en onderhoudsbedrijven
IT Securitybedrijven
Onderzoekspartijen
Accountants/actuariskantoren voor assurance doeleinden
Andere pensioenuitvoerders bij met name waardeoverdracht

Bijzondere persoonsgegevens

In sommige gevallen – bijvoorbeeld als de aanspraak op uitkering afhankelijk is van je gezondheidstoestand – hebben wij je medische gegevens nodig. Deze gegevens verwerken wij extra zorgvuldig. De medisch adviseur van PME en/of haar uitvoeringsorganisatie is bevoegd tot inzage van je medische gegevens. Andere medewerkers ontvangen je medische gegevens alleen als zij de gegevens voor de uitvoering van hun werkzaamheden nodig hebben. Zij hebben dezelfde geheimhoudingsplicht als de medisch adviseur op grond van zijn medisch beroepsgeheim.

Je persoonsgegevens zijn goed beveiligd

Wij gaan zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk met je persoonsgegevens om. Daarom zijn onze systemen en programma’s goed beveiligd, om te voorkomen dat onbevoegden binnen en buiten onze organisatie toegang hebben tot je persoonsgegevens. Alle medewerkers van PME en de medewerkers van de uitvoeringsorganisatie van PME hebben een geheimhoudingsverklaring getekend. Dat betekent dat zij zorgvuldig omgaan met de gegevens die bij ons bekend zijn.

Je rechten

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien en (bij eventuele onjuistheden) te laten corrigeren, te laten beperken of (definitief) te laten verwijderen. Een overzicht van je persoonsgegevens kun je raadplegen via Mijn PME of schriftelijk aanvragen door een verzoek te sturen naar:

PME pensioenfonds
t.a.v. de deelnemersadministratie
Postbus 5010
9700 GA Groningen

Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens

De regels over het beschermen van je persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wetgeving wordt nageleefd.

Wat doen we bij fraude en misbruik?

Bij fraude of misbruik heeft PME en/of haar uitvoeringsorganisatie de wettelijke verplichting om je persoonsgegevens door te geven aan politie en justitie. Het kan bijvoorbeeld gaan om persoonsgegevens, om opnames van telefoongesprekken of om IP-adressen van websitebezoekers.

Bellen met PME of haar uitvoeringsorganisatie

Als je ons belt of wij je bellen kunnen we het telefoongesprek opnemen. Dat doen we om onze medewerkers te trainen, coachen en beoordelen en om de kwaliteit van onze dienstverlening te optimaliseren zodat we je beter van dienst kunnen zijn. Dit wordt voorafgaand aan het gesprek aan je gemeld.

Wijzigingen

PME behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy statement. Vanzelfsprekend passen wij zo nodig het privacy statement aan in verband met wetswijzigingen en rechtspraak. Wij raden je daarom aan deze tekst met enige regelmaat te raadplegen als je onze site bezoekt.